Pas-à-pas Visio-Agents

🔑 1 · Je me connecte et je règle mon audio

Quinze minutes avant la séance, depuis le poste qui servira réellement à animer. Navigateur recommandé : Firefox ou Chrome à jour.

1. J’ouvre le lien de ma salle (créée depuis le portail apps.education.fr → Visio-Agents) ou le lien reçu par mail.
2. La fenêtre Comment voulez-vous rejoindre l’audio ? s’affiche : je clique sur 🎤 Microphone — jamais « Écoute seule » pour un formateur.
3. Le navigateur demande l’autorisation : je clique sur Autoriser pour le micro.
4. Le test d’écho privé se lance : je dis quelques mots, je dois m’entendre avec un léger décalage. Si oui → je valide (👍 Oui).
5. J’active ma caméra avec le bouton 📷 Partager la webcam en bas de l’écran : je choisis la bonne caméra, je vérifie l’aperçu, puis Démarrer le partage.
6. Je vérifie la barre du bas : micro 🎤 et caméra 📷 non barrés = je suis vu et entendu.

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🖥️ 2 · Je diffuse mon support (deux méthodes)

La méthode A est à privilégier sur les connexions fragiles : elle consomme beaucoup moins de bande passante que le partage d’écran.

Méthode A — Charger le diaporama en PDF (recommandée)

1. Avant la séance, j’exporte mon diaporama en PDF.
2. Dans la salle, je clique sur le bouton bleu ＋ Actions en bas à gauche, puis Gérer les présentations.
3. Je glisse-dépose mon PDF dans la zone de dépôt, je clique sur Charger et j’attends la conversion.
4. Le document s’affiche au centre : je tourne les pages avec les flèches sous la diapositive, je peux annoter avec les outils du tableau blanc (crayon, texte, formes) et zoomer.
5. Pour rendre la main à un participant qui présente : dans la liste Utilisateurs, je clique sur son nom → Définir comme présentateur.

Pourquoi cette méthode d’abord : le PDF converti est envoyé une seule fois aux participants ; le partage d’écran, lui, diffuse un flux vidéo continu. Vers une île mal connectée, c’est la différence entre une séance fluide et une séance hachée.

Méthode B — Partager mon écran (démonstrations en direct)

1. J’annonce : « je vous partage mon écran » — en distanciel, on dit ce qu’on fait avant de le faire.
2. Je clique sur le bouton 🖥️ Partager votre écran dans la barre du bas.
3. Le navigateur ouvre un sélecteur : je choisis l’onglet Fenêtre et je sélectionne la fenêtre voulue — plutôt que « Écran entier », pour que les participants ne voient ni mails ni notifications —, puis Partager.
4. À la fin : Arrêter le partage — et je le dis à voix haute. La présentation PDF revient automatiquement.

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🚪 3 · Je crée des sous-salles (réunions de groupes)

Pour la phase « mise en activité ». Règle d’or : la consigne se donne avant d’ouvrir les salles — et s’écrit dans la discussion publique, car elle n’est plus visible une fois les participants partis.

1. Je donne la consigne en plénière (tâche, durée, ce qu’on rapporte) et je la colle dans la Discussion publique.
2. Dans le panneau de gauche, je clique sur la ⚙ roue dentée à droite du titre Utilisateurs, puis Créer des réunions de groupes.
3. Je règle le nombre de salles (3 à 4 personnes par salle est un bon format) et la durée en minutes — elle s’affichera en compte à rebours pour tout le monde.
4. Je répartis : Assigner aléatoirement pour aller vite, glisser-déposer des noms vers les salles pour des groupes choisis, ou cocher l’option qui permet aux participants de choisir leur salle.
5. Je clique sur Créer : chaque participant reçoit une invitation à rejoindre sa salle (nouvel onglet).
6. Pendant le travail, le panneau Salles de réunion me permet de rejoindre la salle de mon choix pour passer voir un groupe, et d’envoyer un message à toutes les salles (« il reste 2 minutes »).
7. À la fin du temps, les salles se ferment seules et tout le monde revient en plénière. Je peux aussi clore avant l’heure depuis le panneau (Mettre fin à toutes les réunions de groupes).

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🎛️ 4 · Chat · micro · caméra · main levée · sondage

Les gestes du quotidien — ceux que les participants vous demanderont en séance.

1. 💬 Discussion publique : panneau de gauche. J’y collecte questions et liens. En fin de séance : menu ⋮ en haut du chat → Copier ou Enregistrer pour garder une trace (à archiver ou supprimer selon la règle RGPD — annexe D du Guide formateur).
2. 🎤 Micro de tous : roue dentée ⚙ du panneau Utilisateurs → Couper le son de tous les utilisateurs sauf le présentateur — le réflexe anti-écho en début de séance.
3. ✋ Main levée : le participant clique sur Lever la main. Une main apparaît à côté de son nom dans la liste : je donne la parole, puis je baisse sa main si besoin.
4. 📷 Caméra : encouragée en début de séance, admise coupée si la connexion est faible — la règle DGEE est l’incitation, pas l’obligation. La flèche à côté du bouton 📷 permet de changer de webcam ou de réduire la qualité (utile sur 4G).
5. 📊 Sondage express : ＋ Actions → Démarrer un sondage → modèle (Oui/Non, A/B/C/D, vrai/faux) ou question personnalisée → Publier les résultats pour les afficher sur la présentation. Trente secondes, tout le groupe mobilisé.

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🛟 5 · Si ça plante — les cinq réflexes

À imprimer et garder à côté du clavier. À communiquer aux participants dès l’ouverture.

1. Je nomme, je ne panique pas : « petit souci technique, je reviens dans une minute » — le silence inexpliqué inquiète plus que la panne.
2. Participant sans son : je le redirige vers la Discussion publique (« écris-moi ce que tu ne reçois pas ») ; il vérifie : bouton téléphone → re-rejoindre l’audio avec Microphone, casque branché, permission du navigateur. Sinon : quitter et revenir par le même lien.
3. Ma connexion lâche : le binôme (promu modérateur en début de séance, via son nom dans la liste Utilisateurs) enchaîne immédiatement. Seul ou seule ? La consigne donnée à l’ouverture s’applique : « on se retrouve dans dix minutes au même lien ».
4. Le partage d’écran meurt : je repasse sur la présentation PDF chargée (fiche 2, méthode A) — elle ne dépend pas de ma bande passante montante.
5. Rien ne marche : bascule 4G en partage de connexion, ou report court avec relance par mail — l’option a été tranchée à J-1 (checklist, annexe A du Guide formateur).

Le réflexe de fond : si cela ne marche pas, je reprends dans l’ordre les points 1 à 5 pour vérifier que je n’ai rien oublié — une grille simple connue de tous vaut mieux qu’un dépannage improvisé.

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